黑档发[2003]33号

各市(地)县档案局：

　　根据省委办公厅厅字[2002]37号文件《中共黑龙江省委办公厅黑龙江省人民政府办公厅关于集中向社会各界和人民群众提供利用省（中）直机关已公开的现行文件的通知》精神，现就市(地)县档案部门集中向社会各界和人民群众提供利用已公开现行文件工作提出如下意见：

　　一、充分认识集中向社会各界和人民群众提供利用已公开的现行文件工作的必要性和重要意义

　　随着改革开放和现代化建设的深入，社会各界和广大人民群众对党政机关和有关单位发布的现行政策越来越关注，要求查阅现行文件的单位和群众也越来越多。建立已公开的现行文件查阅中心，是积极推进政务公开，加快政府职能转变，完善民主监督制度，推进政治体制改革发展进程的实际步骤；是加入世贸组织后依法行政，实现政府行政行为规范化、透明化，打造阳光政府的需要；是贯彻落实“三个代表”重要思想，加强和改进党的作风建设，维护人民群众合法权益和社会稳定的积极措施。因此，我们一定要充分认识集中向社会各界和人民群众提供利用已公开的现行文件工作的必要性和重要性的意义，采取切实可行的措施加强对这项工作的领导，明确任务，制定方案，落实责任，使现行文件利用工作真正成为落实“三个代表”重要思想，转变工作作风，创新档案服务机制的重要举措，更好地为我省改革开放和经济建设服务。

　　二、积极争取当地党委、政府对集中向社会各界和人民群众提供利用已公开的现行文件工作的领导和支持

　　档案部门开展向社会各界和人民群众提供利用已公开的现行文件工作，最重要的是当地党委、政府授权。各市（地）县档案部门要积极主动向当地党委、政府请示汇报，征得当地党委、政府的同意，在地方党委和政府的领导下，认真做好集中向社会各界和人民群众提供利用已公开的现行文件工作。

　　三、切实加强对集中向社会各界和人民群众提供利用已公开的现行文件工作的监督指导

　　各市(地)县档案局要参照省局的做法，加强对已公开的现行文件的收集、整理、报送工作的监督指导。第一，要明确已公开现行文件报送单位。主要是指市 (地) 县各级机关及具有行政管理职能和公益服务职能的企业事业单位及直属单位。第二，要明确已公开现行文件报送范围。在内容上主要指市（地）县各机关单位制发的、不涉密的、可以向社会开放的法律、法规、政策、规章以及需要贯彻执行或需要社会各界和人民群众知晓的公文，也包括公开出版和内部发行的政策法规汇编以及政报、志书、年鉴、音像制品等等。主要包括3个方面：一是事权即行政管理方面的信息；二是财权即财务管理方面的信息；三是人权即人事管理方面的信息。第三，要明确已公开现行文件报送形式。按照《归档文件整理规则》要求，按年度、发文字号进行必要整理和排列，打破保管期限，编制文件目录。报送已公开现行文件和文件目录均为一式两份。已按市(地)县政府政务信息化规划的要求实现政务信息化的单位，在报送纸质文件的同时还应报送一套与纸质文件内容、形态一致的磁盘。形成电子文件的，应转化成通用格式。第四，要严格已公开现行文件的报送手续。各单位在报送已公开的现行文件时，应填写移交目录清单一式两份，并办理交接手续。第五，要落实已公开现行文件报送责任。机关单位要建立严格的领导负责制，指定专人负责已公开现行文件的收集、整理、鉴定和报送工作及直属单位的已公开现行文件报送的监督指导工作，确保已公开现行文件报送工作的顺利进行。各市(地)县档案局要对已公开现行文件报送工作加强监督指导，统筹规划，分期分批安排部署已公开现行文件报送工作，并定期对已公开现行文件报送情况进行通报。

　　四、高标准高质量地做好集中向社会各界和人民群众提供利用已公开的现行文件工作

　　各市(地)县档案局要积极争取党委和政府及各有关部门的重视和支持，批准现行文件查阅机构，提供必要的人员编制、阅览场所和库房及相应的设备设施。要建立健全各项管理制度，任何组织和个人只要持有合法有效证件，均可免费查阅已公开现行文件，除复印工本费外，不得收取其它费用。要努力为人民群众查阅利用已公开现行文件创造条件，简化手续，提供方便，切实为社会各界和人民群众做好已公开现行文件提供利用服务工作。

二○○三年六月二十三日